Randevu Kayıtlarında KVKK: İşletmelerin Bilmesi Gerekenler

Randevu alan her işletme kişisel veri işler: ad, telefon, bazen adres ve sağlık bilgisi. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bu kayıtları kapsar ve kâğıt ajanda ile dijital sistem arasında ayrım yapmaz. Aşağıdaki adımlar hukuki danışmanlık değildir; uygulamada sık karşılaşılan konuları özetler.

Hangi bilgiler kişisel veri sayılır?

• Ad soyad, telefon numarası, e-posta adresi
• Randevu geçmişi ve hangi hizmeti aldığı bilgisi
• Müşteriye ait notlar (tercihler, hassasiyetler)
• Sağlık bilgisi içeren notlar (özel nitelikli veri, daha yüksek koruma gerektirir)

Aydınlatma yükümlülüğü

Müşteriden veri toplarken hangi verinin, hangi amaçla, ne kadar süreyle işlendiğini bildirmeniz gerekir. Online rezervasyon sayfanızda kısa bir aydınlatma metni bağlantısı bulundurmak bu yükümlülüğü karşılamanın en pratik yoludur.

Açık rıza ne zaman gerekir?

Randevunun kurulması ve hizmetin verilmesi için gereken veriler sözleşmenin ifası kapsamında işlenebilir. Ancak pazarlama amaçlı mesaj göndermek (kampanya duyurusu gibi) ayrı bir açık rıza gerektirir. Randevu hatırlatması ile kampanya mesajını aynı kefeye koymayın.

Veri saklama süresi

Veriyi süresiz saklamak yerine makul bir saklama süresi belirleyin. Uzun süredir ilişkiniz olmayan müşteri kayıtlarını gözden geçirmek hem uyum hem de veri hijyeni açısından doğru bir alışkanlıktır.

Erişim yetkisi

Ekipteki herkesin tüm müşteri kayıtlarına erişmesi gerekmez. Kullanılan sistemin işletme bazında veri ayrımı yapması ve yetkisiz erişimi engellemesi önemlidir.

VERBİS kaydı

Veri sorumluları sicili (VERBİS) kayıt yükümlülüğü, işletmenin yıllık çalışan sayısı ve mali bilanço büyüklüğü gibi kriterlere bağlıdır. Küçük ölçekli birçok salon eşiğin altında kalır; ancak özel nitelikli veri (sağlık verisi gibi) işleyen işletmelerde durum değişebilir. Kendi durumunuz için güncel eşikleri kontrol etmeniz veya bir danışmana sormanız yerinde olur.

Pratik kontrol listesi

1. Rezervasyon sayfanıza aydınlatma metni bağlantısı ekleyin.
2. Pazarlama mesajları için ayrı rıza alın ve kaydını tutun.
3. Müşteri notlarına gerekli olmayan hassas bilgi yazmayın.
4. Ekip içinde erişim yetkilerini gözden geçirin.
5. Kullandığınız yazılımın verileri nerede sakladığını öğrenin.
6. Müşteri silme talebinde nasıl işlem yapacağınızı belirleyin.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş yerine geçmez. İşletmenize özgü yükümlülükler için bir hukuk danışmanına başvurmanız önerilir.