Randevu Programı Nasıl Seçilir? 9 Maddelik Kontrol Listesi

Piyasadaki randevu programlarının tanıtım sayfaları birbirine çok benzer: takvim, müşteri kaydı, hatırlatma. Fark, işletmenizin gerçek çalışma düzeninde ortaya çıkar. Aşağıdaki dokuz madde, deneme sürecinde test etmeniz gereken şeylerdir.

1. Hizmet süresi gerçekten esnek mi?

Bazı programlar sabit 30 dakikalık bloklarla çalışır. Kesim 30, boya 120, kaş 15 dakika sürüyorsa bu yapı size uymaz. Her hizmete kendi süresini verebildiğinizden emin olun.

2. Personel takvimleri aynı ekranda görülüyor mu?

Ekiple çalışıyorsanız en çok kullanacağınız ekran gün görünümüdür. Çalışanların yan yana sütunlarda görüldüğü bir takvim, sekmeler arasında gezmeye kıyasla günde onlarca tıklama tasarrufu sağlar.

3. Müşteri rezervasyon akışı kaç adım?

Rezervasyon sayfasını kendi telefonunuzdan baştan sona deneyin. Hizmet seçimi, tarih, saat ve iletişim bilgisi dört adımı geçiyorsa müşteri kaybı yaşarsınız.

4. Fiyatlandırma nasıl kuruluyor?

Üç yaygın model vardır: çalışan başına ücret, sabit aylık ücret ve randevu adedine göre ücret. Ekibiniz büyüdükçe çalışan başına modeller hızla pahalılaşır. Randevu adedi sınırlı planlarda ise yoğun sezonda sınıra takılırsınız.

• Kurulum ücreti var mı?
• Yıllık taahhüt zorunlu mu?
• SMS/WhatsApp mesajları ayrı ücretlendiriliyor mu?
• Plan yükseltince veriler korunuyor mu?

5. Hatırlatma hangi kanaldan gidiyor?

Türkiye'de e-posta hatırlatmasının açılma oranı düşüktür. WhatsApp ve SMS çok daha etkilidir. Hatırlatmanın hangi kanaldan, kaç saat önce ve hangi maliyetle gittiğini mutlaka sorun.

6. Müşteri verisi size mi ait?

Müşteri listesi bir işletmenin en değerli varlığıdır. Programdan ayrılmak istediğinizde müşteri ve randevu kayıtlarını dışa aktarabildiğinizden emin olun. Ayrıca KVKK kapsamında verinin nerede saklandığını ve kimlerin eriştiğini bilmelisiniz.

7. Mobil kullanım gerçekten çalışıyor mu?

İşletme sahiplerinin çoğu paneli telefondan açar. Takvimin mobilde okunabilir olup olmadığını, randevu eklemenin kaç adım sürdüğünü test edin.

8. Raporlar karar verdiriyor mu?

Süslü grafikler değil, üç sorunun yanıtı önemlidir: kapasitemin ne kadarı dolu, hangi hizmet ne kazandırıyor, ekipte iş yükü nasıl dağılmış.

9. Destek Türkçe ve ulaşılabilir mi?

Yurt dışı kaynaklı bazı çözümlerde destek saat farkı nedeniyle ertesi güne kalır. Yoğun bir cumartesi günü takvim açılmıyorsa bu kabul edilebilir değildir.

Deneme sürecinde yapılacaklar

1. Gerçek hizmet listenizi ve fiyatlarınızı girin, örnek veriyle denemeyin.
2. Bir haftalık gerçek randevu programınızı sisteme aktarın.
3. Rezervasyon bağlantısını bir müşteriye gönderip geri bildirim alın.
4. Ekipteki en az bir kişinin de paneli kullanmasını sağlayın.
5. Deneme bitmeden raporlar ekranını kontrol edin.